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1 개념
발송인이 작성한 등본에 의하여 우체국에 '어떤' 내용의 문서를 '언제', '누구에게' 발송하였는지를 우체국장이 증명하는 제도를 말한다.[1]. 내용증명 우편을 보내기 위해서는 똑같은 내용의 문서 3통이 필요하다. 3통 중 1통은 우체국이 보관, 1통은 발신자가 보관, 나머지 1통을 수신자에게 발송함으로써 해당 내용의 문서가 발송되었음을 증명할 수 있는 것이다. 다만 이때 발송인은 3년 이내의 기간에 한하여 우체국에 관련 증명을 요구할 수 있다. 발신 자체는 어렵지 않다. 우체국에 같은 내용의 문서 3장을 준비해서 내용증명 보낼 거라고 하면 알아서 절차를 안내해 줄 것이다.
2 왜 필요한가?
법률상 권리 의무의 변경에 관하여 의사표시는 당연히 말로도 할 수 있지만, 문제가 발생하였을 경우 이를 증명하기란 매우 어려운 편이다. 설령 계약서나 편지 등 원본을 작성자가 보관하고 있다면 나름의 증명이 되겠지만 그 문서가 수신자에게 똑같이, 같은 시각에 갔으리라는 점을 증명하기란 매우 어렵다. 요즘은 카톡 메시지 캡처 등으로도 충분히 증명이 가능한 경우가 있지만, 위조 등이 매우 손쉽기 때문에 여전히 믿기 어려운 경우가 많다. 또한 민사 문제에 있어서는 계약기간, 소멸시효, 취소권 행사 등 제척기간 문제와 같이 기간에 매우 민감한 문제가 있는데, 언제 그와 같은 의사표시를 상대방에게 했고, 언제 상대방에게 그 의사표시가 도달했는지가 중요한 쟁점이 될 때가 많다.그렇기 때문에 발송인은 소송 등에 대비하여 이와 같은 내용증명을 보냄으로써, 추후 증거제출을 용이하게 하고 나아가 상대방에게 미리 같은 내용의 문서를 보냈음을 충분히 증명할 수단을 큰 비용 들이지 않고 마련함으로써 상대방의 주의를 환기하고 증거를 감추는 등의 행동을 하지 못하게 억제할 수 있다.
예컨대 상대방이 내용증명을 받았고, 내용증명에 적힌 사실이 매우 명백함에도 상대방이 어떠한 조치도 하지 않는 경우에는 소송에서 '내용증명을 보낸 날로부터 00일이 지나도록 이행을 하지 않음'을 증명하기 매우 편해지고, 만일 상대방이 그런 말 들은 적 없다고 오리발을 내밀더라도 곧바로 내용증명 확인으로 발송 및 수신일이 명확하게 밝혀지므로 오히려 상대방을 역관광 시키기 매우 편해지는 것이다. 때문에 내용증명에 있어서는 발신인 및 수신인이 명확하게 표시되어 있어야 하고 특히 보낸 날짜가 정확하게 기록되어 있어야 가치가 있다.
그렇기 때문에 내용증명은 보통 너 고소(정확하게 말하자면 대부분이 민사사건이 기초가 될 때가 많으므로, '너 제소' 정도가 정확한 표현이겠지만) 하기 전에 상대방의 이행을 촉구하거나, 발신자가 의사표시를 이미 충분히 하였다는 점을 분명히 하기 위해서 보내지는 경우가 많다. 더 직관적으로 말하자면 소송을 거는 등 법적 조치를 취하기 전 최후통첩처럼 보내지는 경우가 대부분이다.
내용증명에 뚜렷한 형식이 있는 것은 아니지만, 단순히 상대방에 대한 한풀이 용도로 내용증명을 보내거나 길고 장황한 글을 보내는 것은 적절하지 않으며, 특히 상대방이 일체 납득할 수 없는 내용을 보내는 것도 바람직하지 않다. 인터넷 등에 관련 양식 등이 충분히 있지만, 사건에 따라 내용증명에 꼭 들어가야 할 내용은 당연히 천차만별로 달라질 수밖에 없으므로, 무슨 내용을 써야 할지 감이 오지 않는다면 법률 전문가 등의 도움을 받아서 내용을 작성해보는 것이 좋다.
3 내용증명의 형식
다만, 우편법 시행규칙에 의하면 내용증명우편물은 다음과 같이 작성하여야 한다.
- A4 용지를 사용하여 작성한다. 다만, 다른 문서를 첨부할 수 있다.
- 발송인의 성명, 주소를 기재하고, 수취인의 성명, 주소도 기재하며, 우편물의 봉투에도 이를 똑같이 기재한다. (다만, 다수인이 연명하여 동일인에게 내용증명우편물을 발송하는 때에는 연명자중 1인의 성명·주소만을 봉투에 기재한다.)
- 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서이어서는 안 된다(...).
- 한글 또는 한자로 자획을 명료하게 기재하여야 한다. 다만, 영자(고유명사에 한한다)·숫자·괄호·구두점 기타 일반적으로 사용하는 단위등의 기호를 함께 기재할 수 있다.
- 문자나 기호를 정정·삽입 또는 삭제한 때에는 "정정"·"삽입" 또는 "삭제"의 문자 및 자수를 난외 또는 말미여백에 기재하고 그 곳에 발송인의 인장이나 지장을 찍어야 하며, 이 경우 정정 또는 삭제된 문자나 기호는 명료하게 판독할 수 있도록 남겨두어야 한다.
- 첨부물 역시 한글 또는 한자로 자획을 명료하게 기재한 것이어야 하되, 영자·숫자·괄호·구두점 기타 일반적으로 사용하는 단위등의 기호를 함께 기재할 수 있다.
- 등본 2통은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 한다. (물론, 그냥 워드프로세서로 같은 문서 3통 출력해도 된다.)
내용증명
발신인: xxx도 xxx시 xxx동 xxx
수신인: ㅇㅇㅇ도 ㅇㅇㅇ시 ㅇㅇㅇ동 ㅇㅇㅇ귀하
1. 귀하의 무궁한 발전을 기원합니다.
2. 다름이 아니라 귀하께서는 20XX. XX. XX 본인으로 부터 차용한 금 1000,000만원을 상환하지 않았습니다.
3. 이에 본인은 귀하를 사기죄로 형사고소 하려고 합니다. 하지만 만약 귀하께서 20ㅇㅇ. ㅇㅇ. ㅇㅇ. 까지 상환할 시 본인은 형사고소를 하지 않을 것입니다.
4. 만일 상환할 시 본인의 계좌번호인 XX-XXXX-XX로 계좌이체 하기 바랍니다.
20@@. @@. @@.
발송인: XXX (서명 또는 날인)
4 내용증명을 받았을 때
내용증명의 기능은 딱 그정도이므로 내용증명을 받았다고 해서 그 자체로 강제집행 등 공권력이 개입되는 일은 없을 뿐더러, 우체국 또한 해당 내용의 문서를 해당 일에 보냈다정도만 증명해줄 수 있지, 그 안에 담긴 내용이 진실인지 여부는 당연히 판단해주지 않는다. 그럼에도 내용증명의 기능을 잘 모르는 사람들이 지레 겁을 먹고 내용증명을 보낸 측의 터무니 없는 주장에 말리는 경우가 적지 않다. 물론 보통은 내용증명 내부에는 순순히 ~~를 하지 않으면 유혈사태가 일어날 것처럼 위협적인 표현을 쓰는 경우가 적지 않지만, 그 글에서 말하는 강제집행 등 절차는 내용증명을 보내는 것만으로 개시되는 것이 아니고, 언제까지나 소송이 실제 제기되어야만 실현될 수 있다. 그리고 소송이 제기되는 일이 생긴다면 당연히 법원에서 통지가 가게 되므로 양자를 혼동해서는 안 될 것이다.
다만 내용증명 발송은 가장 기본적인 증거 확보방법이자 소송 제기 전 전초단계가 되는 경우가 많으므로 내용증명을 받은 경우에는 해당 내용을 수신인이 인정하지 않거나 발신인의 요구사항에 따르지 않을 경우 소송제기가 충분히 가능하다는 점을 의식하고 만일 발신인의 주장이 터무니없는 것이라면 미리 증거등 자료를 소송에 대비해서 준비해 두는 것이 좋다. 또한 상대방이 소송 등 분쟁을 예정하고 있는 경우라면 적극적으로 우리 쪽의 입장을 밝히는 내용의 답신을 마찬가지로 내용증명으로 보내는 것이 좋다.
5 기타
내용증명에 뚜렷한 양식이 있는 것은 아니지만 보통은 '귀하 (회사에 보내는 경우 귀사)의 무궁한 발전을 기원합니다.' 라는 말이 첫문장의 클리셰처럼 붙는다. 그러나 이후의 내용을 보면 보통 분쟁을 예정한 글이므로 굉장히 공격적이고 위협적인 글이 이어지는 경우가 많아 괴리감이 느껴지는 경우가 적지 않다(...)
내용증명의 실제 작성례는 인터넷 검색으로 쉽게 찾아볼 수 있으니, 적당한 것을 골라 모방해서 작성하면 작성하기 아주 어렵지 않을 것이다. 대한법률구조공단 사이트의 법률서식 메뉴에도 내용증명의 몇 가지 예시가 수록되어 있다.- ↑ 우편법시행규칙 46조