1 개요
公文. Official Document. 공문서의 준말로 공공 기관이나 단체에서 작성한 서류를 말한다.
한국에선 해당 양식이 자주 쓰인다. 사실 이는 기안문으로 엄밀히는 공문의 일부이고 주된 내용은 첨부나 붙임 등의 형태로 전달되는 경우가 많다. 한글에서 문서마당을 보면 쉽게 찾을 수 있다.
기관이나 단체는 개인이 아니다. 그 때문에 서로 의사소통을 위해서는 기관이나 단체의 명의로 발언이 이뤄져야 한다. 공문은 이를 표현하기 위한 수단이다.
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2 체계와 구성
공문은 대체로 기안과 결재, 발송의 단계를 거치게 된다. 또한 수신처와 발신처가 있다.
2.1 기안
起案. '사전에 결재권자의 결재를 얻기 위해 서식에 따라 사무처리 초안을 기재한 문서'를 말한다.
2.2 보고
공문은 기안자에서부터 최종결재자까지 보고를 거치게 된다. 이는 보통 결재라인에 따라 결정되는데 이 과정에서 상급자들의 지속적인 수정이 이뤄지게 된다. 행정병들을 죽이는 과정
2.3 결재
최종결재의 결재가 떨어지면 문서는 공문으로 발송이 된다.
- 전결: 권한 위임 등으로 최종결재자의 명의로 나가나 실제로는 차선임 결재자가 결재하는 것을 말한다.
- 대결: 최종결재자가 부재할 경우 차선임 결재자가 대신 결재하는 것을 말한다.
- 후결: 대결의 일종으로 사후 최종결재자의 결재를 다시 받는 경우를 말한다.
2.4 합의
공문은 대체적으로 최종결재자의 승인으로 끝나지만 타 부서와의 업무협조가 필요한 경우 해당 부서의 합의 과정을 거치는 경우도 많다.
2.5 접수
문서를 받게 되는 기관은 문서를 접수하고 해당 기관의 장이 이를 확인할 수 있도록 범위를 지정해야 한다. 이 과정에서 배포나 열람이 필요하다면 추가로 문서의 배포처를 지정한다.
2.6 보관
보관이 필요한 문서의 경우에는 인쇄물의 형태로 보관하거나 전자문서관리시스템에 저장한다.
3 실무에서
실제로는 실무자들끼리 메일로 때울 때가 많다. 특히나 상급기관 측에서 하급기관과의 문서 수발을 거추장스러운 과정으로 여길 때 그렇다.학교에서 일하는 사람들은 공문 때문에 죽는데? 이건 영어권 기업들 얘기이다. 영국은 특히 공문보다 메일로 처리할 때가 많다.