보고

1 報告

일에 관한 내용을 말이나 글로 알림.

영어로는 report, briefing 등으로 표현할 수 있다.

1.1 직장생활에서의 보고

일을 처리하는데 가장 핵심이 되는 행동이다. 상급자와 일 때문에 얽히는 것이니만큼 갈굼의 소재가 되기 쉽다.

먼저 설득의 방식이 중요하다. 비슷한 말들은 다음과 같다.

• 통보 : 자신이 이미 모든 결정을 내린 후 누군가에게 알리는 것.
• 보고 : 결과, 벌어지고 있는 상황에 대한 중간과정에 대해 알리는 것.
• 상의 : 무언가를 결정하기 전에 상대방을 만나서 결정하는 것. 자신의 의견을 정리해서 가긴 하지만 그 안건대로 해야 한다고 씌우지 않는다는 것이 통보와의 차이.
• 지시사항/지시/하달 : 상급자가 하급자에게 알리는 것.

예시)

"부장님, 제가 다른 기업에 이직하고자 하며 2주일 후 금요일에 퇴사하고자 합니다." (통보)

"부장님, 제가 다른 기업에 이직하고자 합니다. 업무에 방해를 주지 않는 선에서 적당한 시점에 퇴직하고자 하는데 부장님 생각은 어떠신지요." (상의)

다음에는 형식이 중요하다. 상급자 개개인마다 자기 스타일이 있어서 상급자의 취향을 파악하는 게 최우선이다. 상급자가 자신의 취향을 말해준다면 쉽지만, 그렇지 않다면 눈치껏 알아내야 한다.

1. 장소 : 공식적 회의에서 말해달라. / 1:1로 둘만 있을 때 말해달라. / 대면은 최소화하고 이메일로 제출해달라.
2. 시기 : 짧게 보고하고 덜 귀찮게 해달라. / 중간중간에 자주 보고해달라.
3. 분량 : 그냥 말로 끝내달라. / 간단한 메모로 전달해달라. / A4 1쪽 정도에 핵심만 정리해달라. / 상세한 보고서로 제출해달라.

내용 역시 중요하다. 충실한 내용을 만들기 위해서는 다음이 필요하다.

• 배경지식을 통해 '보고를 위해 무엇을 조사해야 하는지', '찾아놓은 정보를 어떻게 해석할 것인지'를 알아야 한다.
• 필요한 정보를 수집할 능력이 필요하다. 정보 검색 능력일 수도 있고 인맥일수도 있고 고지능자일 수도 있다.
• 상급자의 요구를 파악해야 한다. 보고는 상급자가 알아듣기 위해서 하는 것이므로, 상급자의 기분을 나쁘게 하는 내용이나 상급자가 알아먹을 수 없는 내용을 섞는 것은 역효과를 낸다. 가능하면 상급자의 관심을 끄는 내용과 상급자를 설득할 수 있는 내용이 좋다. 보고는 일종의 의사소통임을 기억해야 한다. 또, 어떤 주제를 보고하는 걸 상급자가 원하는지를 알아야 한다.
• 상급자의 배경지식을 파악해야 한다. 임원/낙하산 인사의 경우 정확한 전문지식은 모른다. 반대로 중간관리직의 경우 전문용어를 사용해 최대한 간결하게 보고하길 원한다. 전문용어를 몰라서 쓰지 못하면 곤란하니까 단어집을 만들든지 해서 참고하는 것도 좋다.
• 상급자가 요구하는 분량을 파악해야 한다. 지나치게 많은 정보가 있을 경우 그 많은 정보를 그대로 상급자에게 전달하는 것은 비효율적이다.
• 미래를 정확히 예측할 수 있으면 좋다. 현 상황에서 닥친 문제를 해결할 수 있으면 좋다. 가능하면 다른 사람이 생각해낼 수 없으면서도 유용한 독창적인 것이 좋다.
• 상급자가 요구하는 시점 내에 보고 기한을 지켜야 한다. 늦으면 곤란하다.
• 보고 시 오탈자가 있거나 틀린 숫자가 있으면 곤란하다.

지시를 받았을 때, 그 시행 방법을 상사에게 물을 경우 욕을 먹기 쉽다. 다만, 그 시행 방법을 몰라서 실패하면 훨씬 더 욕을 먹기 쉽다. 따라서 '스스로 알아서 잘 해내는 것'이 최상이고, '모르겠으면 욕을 먹더라도 물어서 잘 해내는 것'이 중간이고, '모르겠는데 욕 먹기 싫어서 자신이 아는 대로 했다가 결과가 나쁜 것'이 최하이다.

보고로 인해 상사를 욕 먹게 만들면 괘씸죄를 뒤집어쓰기 쉽다.
- 더 높은 상사(차상급자)에게 보고하면 불가피한 경우를 제외하면 욕을 먹기 쉽다. 사원-과장-차장이 있을 때, 과장이 보고받길 원하는 문제를 차장에게 먼저 보고하는 경우를 말한다.
- 더 높은 상사가 옆에 있는데 안 좋은 내용을 보고하면 욕을 먹기 쉽다.

보고 때문에 갈굼을 당하는 경우가 많다. 사실 컨설팅 펌이 아닌 한, 사원이 작성한 문서가 빠꾸 없이 보고되는 경우는 거의 없다. 보통 작성 -> 빠꾸 -> 수정 -> 빠꾸 -> 수정 -> 보고 식으로 여러 번의 검토과정을 거친다. 그 와중에서 "양식이 형편없다, 기본이 안 되어 있다, 이런 것도 일일이 지시하지 않으면 못하냐, 신입사원이라는 놈이 PPT 하나 제대로 못 만드냐, 이런 것도 스스로 못 하다니 정말 생각없고 멍청하고 답답하다. 얼마나 무능하고 무책임하고 무식하면..."이라면서 불필요한 갈굼이 추가되는 경우가 많다. 이런 갈굼을 하는 이유는 사원이 "아름다운 문서를 만들지 못했기 때문"인 경우는 드물고, "의사 결정자가 보기에 자기 회사 안에서 쓰이는 규격을 어긴 문서를 만들었기 때문"인 경우가 많다.

PPT를 만들 때 어떤 회사는 글자 크기가 무조건 커야 한다. 어떤 회사는 무조건 회사 로고가 들어가야 한다. 보고서 작성 역시 마찬가지다. 'ABC / 에이비씨 / A.B.C' 중 어느 표현을 쓰는지는 정답이 없고 회사마다 다르다. 글씨체, 글씨 색깔 등도 마찬가지이다. 이런 양식은 회사마다 다르다.

이런 문제에 부닥친다면, 스스로나 누군가를 원망하기보다는 이 회사 안에서 쓰이는 양식을 파악해야 한다. 외부 특강, 컨설팅 펌 등 문서 잘 만들기로 소문난 전문가의 강의 같은 걸 듣기보다는 잘 만드는 선배의 양식을 보고 규칙을 배우는 게 잘 나온다.

정부 기획 강의 교재(2014)

2 寶庫

귀중한 것을 두는 창고로 뜻이 확장되어 무언가가 풍부함을 나타내는 말도 된다. 대표적으로 '단백질의 보고' 같은 말이 있다.

3 Vogon

은하수를 여행하는 히치하이커를 위한 안내서에 등장하는 행성개발업자 종족으로 생리학적 불편함을 외과수술로 극복한 종족이다. 다만 지나치게 관료주의적인 기질을 갖고 있고 불쾌하고 무례하다. 대체적으로 더글러스 애덤스가 영국 정부를 풍자한 것으로 보고 있다.

겉보기와 달리 시 낭송을 좋아한다.