총무

1 개요

직무의 종류
-마케팅보안시설관리총무
-생산직재무정보보호법무
비서리스크구매환경안전기획
IT생산관리영업연구개발인사
-품질관리홍보고객 서비스노무


General Affair Administrator / Team Administrator / Administrator

회사의 잡부엄마. 군대의 행정보급관을 생각하면 된다. 각종 행정지원업무는 여기서 다 한다. 대개, 계약직으로 뽑을 경우 사무보조 아르바이트, 서무, 경리 등으로 불린다.

2 업무 내용

별도의 부서가 없는 모든 관리업무. 기획, 인사(+노무, 교육), 재무(+경리, 회계), 구매 및 계약, 환경안전, 법무, 홍보, IT전산직, 비서 등은 별도의 부서가 있는 경우가 있다. 이런 부서가 별도로 있으면 그 부서의 일이지만 없으면 총무부서에서 다 해야 한다. 작은 회사라면 법무/구매 정도는 총무부서에 포함될 가능성이 높다.

타 업무에 대해서도 대강은 돌아가는 상황을 한눈에 파악할 수 있어야 하기 때문에 보통 사무직 경험이 많은 사람이 담당하는 경우가 많다. 만일 신입사원으로 총무를 뽑는다면 그건 거의 반사무직, 반잡부가 되는 것이나 영업직을 사기로 뽑는 경우가 많으니 지원시 참고바란다.

2.1 사무 지원

  • 해외 출장 / 파견 지원
  • 각종 공지사항 전달
  • 연락처 갱신
  • 정부기관과 사소한 대외협력업무 (통계 조사 협조 등)

2.1.1 비서 / 수행기사

사무지원을 도와주는 직무. 비서라는 별도의 항목으로 분리되어 있다.

2.1.2 문서 관리

  • 우편, 우편요금
  • 기록물의 보관 및 폐기 : 사규를 숙지해야 한다.
  • 외부 정보공개
  • 공문 발신/수신
  • 명함 제작, 사원증 제작

2.1.3 행사 진행 및 의전

회사에서는 외부와 연관되는 여러 행사가 있는데, 특정한 부서와 연관되는 행사가 아니라 회사 전체와 연관된 행사가 아니라면 총무 부서, 총무 담당자가 진행한다.

  • 사회 공헌활동 : 회사 이미지를 올리기 위해 자원봉사, 재능기부 등을 한다. 이런 프로그램을 개발, 운영한다.
  • 의전 업무 : 외부인사 방문 접객. 기념행사가 있으면 화환이나 명절 선물을 발송.
  • 내부행사 : 창립기념일, 시무식, 종무식, 경조사, 회식
  • 회사 내부 회의의 진행 : 회의 항목 참조.
  • 외부인을 초청한 대규모 회의의 진행 : 컨벤션기획사 항목 참조.

이런 행사에서는 사람의 비위를 거슬리게 할 만한 실수를 미리 막는 것이 중요하며, 예측 불가의 사태가 터졌을 때 빨리 대응하는 것도 총무 담당자의 역량이다. VIP를 대상으로 한 의전이라 함은 어떤 정해진 규칙이 있는 것이 아니라 상대가 좋아하면 잘 하는 것이고 상대가 싫어하면 못 하는 것이다. VIP 개개인에 따라 의전의 내용과 강도가 달라져야 하므로 매뉴얼화가 어렵다. 이 때문에 눈치, 경험, 개인차에 의해 많이 좌우된다.

먼저 VIP의 개인정보를 수집하는 게 필요하다. 성별, 집안, 결혼여부, 좋아하는 음악, 좋아하는 향수 등 많이 알면 많이 알수록 편리하다. 예를 들어 '독립유공자 집안의 독신 여성 VIP'가 방문했다고 하자. 부서장이 대화하면서 이것을 몰라서 결혼에 관한 질문을 함부로 하다가 상대를 기분나쁘게 한다면 담당자는 의전에 실패한 것이다. 반대로 담당자가 부서장에게 독립유공자 집안이라는 점을 미리 알려서 그 부분에 대한 사교적인 대화를 할 수 있다면 협상에서 좋은 결과를 낼 수 있다. 국내 제약회사의 의전 담당자 A씨는 외국 바이어와 함께 차량을 탈 때 상대가 좋아하는 음악을 틀어주고 좋아하는 향수를 뿌려준 결과 구매에서 이득을 봤다고 인터뷰했다.

2.2 계약

각종 계약을 관리한다.
- 사무용품, 전산기기용 소모품, 비품 등의 구매. 구매 직무에서 하는 곳도 있다.
- 인쇄, 공사, 주차장 등의 계약
- 용역 : 사무실 청소부, 운전기사, 건물관리인, 주차장관리인 등

2.3 시설관리

부동산, 사무환경, 고정자산, 중고장비, 폐기자산 등을 관리하는 세부직무. 별도의 문서로 독립되었다.

  • 사무환경 : 비품, 사무용품 등의 재고관리 및 수리. 임직원 자리 배치. 고장난 전등 교체. 영업용 휴대폰 지원 및 비용 관리 및 개통/해지 대행.
  • 차량 : 유류비 관리, 차량 수리, 주차공간 관리, 현황 보고

2.4 복리후생

항목 참조.

2.5 보안

  • 어떤 비밀을 얼마 만큼의 수준으로 관리해야 하는지 정한다. 이쪽은 보안문서 참조

2.6 아예 별도의 직무

3 총무인이 갖추면 좋은 자질

  • 경력이 길수록 유리

총무팀 업무는 대부분의 업무가 정형화되어 있지 않고 매뉴얼이 없다. 이 때문에 담당해야 할 업무를 파악하는 과정이 꼭 필요하다. 이를 위해서는 전문적인 학위나 자격증이 없더라도 경험이 많이 쌓일수록 유리하다. 법무팀에서는 경력 없는 변호사가 전문성을 띠는 업무가 있고 회계팀에서는 경력 없는 공인회계사가 전문성을 띠는 업무가 있지만, 총무팀에서는 그런 전문자격증이 없고 경험이 중요하다. 쉽게 말해 대학에 '총무학 개론' 따위의 전공이 없고, 국가공인 '공인총무사 자격증' 같은 시험이 없다는 얘기다.

  • 나름대로 고충이 있지만 드러나는 업무가 아니기에, 고충을 아무도 안 알아준다. 전문성이 적어서 실수가 많냐/아니냐 정도만 갈릴 뿐, 누가 해도 굉장히 전문성있는 인력으로 인정받기 힘들다. 지루하고 반복적이고 무의미해보이는 일이 많아서, 이런 일에 쉽게 좌절하는 성격이면 곤란하다.
  • 조그만 실수를 저질러도 쉽게 눈에 띈다. 실수가 생기기 엄청나게 쉬운 직무이다. 비품이나 회사 재산을 잊어버리면 손해를 본다. 따라서 욕 먹어도 멘탈이 강하고 매우 꼼꼼한 사람에게 추천한다.
  • 많은 업무를 조금씩 다 경험해 볼 수 있다.
  • 상식이 많으면 좋다. 특히 사람의 비위를 맞추는 능력이 중요하다.

4 총무인이 갖추면 업무상 유용한 자격증

※승진에 도움이 되는 자격증의 경우 각 회사의 사규를 따르면 된다.